L’archivage mail fait partie des actions d’archivage électronique. C’est le fait de stocker les mails anciens dans un dossier défini. Ce classement permet de toujours avoir ces données, mais également de pouvoir les consulter quand c’est nécessaire.
Il faut cependant noter qu’il existe un écart entre stocker et archiver. Le stockage concerne les objets, ces derniers sont regroupés dans un lieu pour être transformés ou vendus après. Ce qui n’est pas le cas des mails.
L’archivage mail se rapporte à des courriers électroniques qui seront placés dans un dossier d’archives. Ils sont disponibles et sont consultables en cas de besoin, sans qu’il y ait une prévision de transformation ni de vente après.
Deux types d’archivage mail
Chaque utilisateur d’ordinateurs a le choix entre deux façons de s’y prendre pour archiver leurs mails. Le premier est automatique et le second manuel. Le premier se fait automatiquement suite au paramétrage effectué préalablement. Tandis que pour le second, l’utilisateur doit s’y prendre manuellement.
L’archivage mail automatique
L’archivage automatique se fait suivant la fréquence voulue par l’utilisateur. Pour ce faire, il faut cliquer sur le menu Outils, puis aller dans Options. Sous cette rubrique, il faut aller sur la partie où est inscrit Autre. Normalement, cet onglet est situé en haut à droite. Une autre fenêtre s’affiche, cliquer sur l’onglet correspondant à Archivage automatique. Cet onglet est placé entre le volet de lecture qui se trouve en haut et les options avancées qui sont en bas.
L’archivage manuel
Pour ce type d’archivage mail, l’utilisateur doit procéder manuellement. Commencer par aller sur l’onglet Fichier, puis appuyer sur Outils de nettoyage. Aller sur la partie où Archiver est inscrit, continuer en cliquant sur Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers. Toujours sur la même fenêtre, mettre la date voulue. Date qui sera prise en compte dans l’archivage.
