Guide pratique pour mettre en place une règle dans Microsoft Outlook

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Guide pratique pour mettre en place une règle dans Microsoft Outlook

L’automatisation des tâches répétitives dans nos boîtes de courriels peut grandement améliorer notre efficacité quotidienne. Microsoft Outlook offre une fonctionnalité robuste pour créer des règles qui aident à gérer les e-mails entrants de manière automatique. Que ce soit pour organiser les courriels par sujet, expéditeur ou même par mots clés spécifiques, les règles d’Outlook peuvent transformer une boîte de réception chaotique en un espace bien ordonné.

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Créer une règle à partir d’un e-mail existant

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Une méthode très intuitive pour créer une règle dans Outlook est de commencer avec un e-mail déjà reçu. Par exemple, si vous recevez fréquemment des notifications d’une application spécifique et que vous souhaitez les regrouper automatiquement dans un dossier dédié, voici comment procéder :

  • Ouvrez Outlook et naviguez jusqu’à l’e-mail qui servira de modèle pour votre règle.
  • Faites un clic droit sur cet e-mail, puis choisissez ‘Règles’ suivi de ‘Créer une règle’.
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pourrez définir les critères de la règle. Par exemple, choisir de déplacer tous les messages de cet expéditeur vers un dossier spécifique.
  • Une fois les critères ajustés à votre besoin, cliquez sur ‘OK’ pour enregistrer la règle.
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Outlook propose alors d’appliquer la règle immédiatement aux e-mails déjà présents dans votre boîte, ce qui est très pratique pour organiser rétroactivement vos messages.

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Utilisation de modèles pour créer des règles

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Si vous préférez un peu plus de flexibilité ou souhaitez créer une règle qui ne repose pas directement sur un message existant, l’utilisation de modèles prédéfinis peut être la solution. Voici comment procéder :

  • Lancez Outlook et cliquez sur ‘Fichier’ situé dans le coin supérieur gauche.
  • Sélectionnez ‘Gérer les règles et les alertes’ dans l’onglet ‘Info’.
  • Dans la fenêtre ‘Règles et alertes’, cliquez sur ‘Nouvelle règle’. Vous serez dirigé vers un assistant de création de règles.
  • Explorez les modèles disponibles ou commencez avec un modèle vierge pour définir vos propres conditions.
  • Suivez les instructions de l’assistant, spécifiez les conditions et les actions à effectuer (par exemple, déplacer des e-mails comportant certains mots dans l’objet).
  • Nommez votre règle pour une identification facile et activez-la.
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Une fois configurée, la règle s’appliquera automatiquement à tous les nouveaux e-mails correspondants ainsi qu’à ceux déjà présents dans votre dossier, si vous choisissez cette option.

En maîtrisant l’art de créer et d’utiliser des règles dans Outlook, vous pouvez considérablement augmenter votre productivité et maintenir votre boîte de courriel organisée sans efforts continus. Les règles peuvent aussi vous aider à prioriser les e-mails importants, à automatiser les réponses ou même à gérer les alertes de manière plus efficace.

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