Bien que nous vivions une époque très technologique, certaines entreprises préfèrent encore utiliser les papiers au détriment de l’ordinateur. Or, sans une bonne organisation, ceux-ci peuvent rapidement s’emmagasiner et devenir encombrants. Alors, comment éviter que votre espace de travail ne devienne invivable ? Profitez de quelques conseils à travers cet article.
1. Commencez par faire le tri
Bien que ce soit une étape longue et pénible à réaliser, tout rangement doit commencer par un triage. Pour ce faire, prenez le temps de parcourir vos fichiers et documents existants. Enlevez ceux qui sont suffisamment importants et qui méritent d’être conservés. Ce qui reste ainsi que les doublons doivent être déchiquetés ou recyclés. N’oubliez pas de vérifier tous vos tiroirs et classeurs avant de mettre en place un nouveau système d’archivage.
2. Utilisez des classeurs
Il y a deux bonnes raisons pour lesquelles les classeurs sont très utilisés pour ranger les documents : ils sont à la fois pratiques et esthétiques. Par ailleurs, vous en trouverez de différentes couleurs et tailles sur le marché.
3. Étiquetez clairement
En étiquetant vos classeurs, il vous sera plus facile de différencier et de retrouver chaque dossier. Toutefois, il faut que chaque étiquette soit claire et précise. Vous pouvez par exemple noter le sujet et l’objectif ainsi que la date de commencement d’un projet. Le rangement par ordre alphabétique est aussi une autre façon très tendance de ranger les documents.
4. Classez les documents de mêmes catégories ensemble
Dans une entreprise, il n’est pas rare que certaines activités se ressemblent. De ce fait, il serait judicieux de les regrouper dans une même rangée. Cela vous évitera de passer des heures à les rechercher.
5. Utilisez des boîtes et des meubles de rangement
Avec le temps, vous aurez à traiter différents dossiers. Pour éviter qu’ils ne s’accumulent sur votre bureau, vous devez impérativement acheter des boîtes ou des meubles de rangement. Vous trouverez des modèles très tendance sur le marché. Si vous optez pour la technique d’archivage à l’ancienne (utilisation de boîte de carton), n’oubliez pas de marquer la date sur chaque contenant. Le plus judicieux est de les classer selon le mois de traitement, ainsi, vous pourrez plus facilement vous retrouver face à l’amoncellement de cartons.
6. Faites appel à un spécialiste en destruction d’archives
Pour éviter de les voir encombrer votre local de stockage, il serait judicieux de détruire les documents traités ayant plus d’un an d’ancienneté. N’hésitez pas à solliciter l’aide d’un professionnel, tel que la société ARCHET SERVICES, pour le faire. Elle peut se charger de leur destruction ainsi que du nettoyage de votre salle d’entreposage. Vous pouvez également compter sur ce professionnel pour recycler les emballages qui peuvent encore être réutilisés et sont capables de polluer l’atmosphère.
7. Utilisez un système de classement numérique
Utilisez le système numérique est la solution la plus simple et la plus économique pour archiver ses documents. En effet, la mémoire d’une machine est puissante et vous pourrez facilement y stocker plusieurs kilos de données. Ainsi, tous vos dossiers seront réunis au même endroit et seront accessibles à chaque instant. Toutefois, comme le processus de numérisation est lent et complexe, le plus judicieux est de laisser cette prestation à un professionnel. Par ailleurs, si vous avez peur que vos données soient corrompues ou exploitées par un hacker, vous pouvez également les stocker sur des dispositifs externes comme un disque dur ou une clé. Enfin, sachez que même si vous archivez un document sur votre ordinateur, vous avez encore la possibilité de l’imprimer à posteriori.
Il est plus facile de faire un suivi des dossiers classés numériquement. De plus, grâce aux différentes plateformes et à l’évolution d’internet, le partage des informations est beaucoup plus facile.
