Au-delà de la durée légale de préservation des archives,les entreprises peuvent opter pour leur destruction. Avant de vous lancer, voici quelques points à découvrir sur le sujet.
Le meilleur moment pour détruire les archives
Le moment pour détruire les archives varie en fonction du type de documents. Pour un document civil et commercial, la durée de conservation varie entre 2 et 30 ans :
– pour un contrat ou une convention (commerce) : 5 ans ;
– pour un contrat d’acquisition ou de cession d’immobiliers et fonciers : 30 ans ;
– pour un document bancaire : 5 ans ;
– pour une déclaration de douanes : 3 ans ;
– pour un dossier d’un avocat : 5 ans ;
– pour une police d’assurance : 2 ans ;
– etc.
Par contre, pour une pièce comptable, la durée de conservation est de 10 ans à partir de la fin de l’exercice. Concernant les documents fiscaux tels que l’impôt sur le revenu, l’impôt direct local, la cotisation foncière des entreprises et bien d’autres encore, la durée de conservation est de 6 ans. Ce délai peut s’étendre jusqu’à 10 ans dans le cas d’une fraude fiscale ou d’une absence de déclaration.
Pour ce qui est des documents sociaux, le délai de conservation varie d’un document à un autre. Pour un compte annuel, il est de 10 ans à partir de la fin de l’exercice. Pour un traité de fusion ou d’autres actes pour le fonctionnement de l’entreprise, il est de 5 ans. Concernant la feuille de présence, le rapport du gérant et le rapport des commissaires aux comptes, la durée de conservation est la durée des 3 derniers exercices.
En ce qui concerne la durée de conservation du document de la gestion du personnel, il peut s’étendre entre 1 et 5 ans :
– la comptabilisation des heures des astreintes et de leur indemnisation, la comptabilisation des horaires des employés : 1 an ;
– documents sur les charges sociales et les taxes sur salaires, comptabilisation des jours travaillés des salariés sous convention de forfait : 3 ans ;
– déclaration d’accident du travail chez la caisse primaire d’assurance maladie, registre unique du personnel, document sur les salaires, les compensations, les régimes de retraite : 5 ans.
Toutefois, les entreprises peuvent étendre ce délai de conservation, à condition que ces documents ne contiennent pas d’informations personnelles.
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Le procédé de destruction d’archives
La destruction d’archives se passe en quatre étapes. Il y a d’abord la collecte des documents réalisée par un agent de destruction, puis l’acheminement des documents vers des conteneurs, ensuite le mélange des résidus, et enfin la destruction des documents au broyeur.
Le certificat de destruction d’archives
Afin d’avoir une traçabilité sur la destruction d’archives que vous avez confiée à une entreprise spécialisée, celle-ci doit vous remettre un certificat. Ce document doit indiquer la date de l’intervention, le type de documents détruits, son poids, le nom du producteur du déchet et le nom de l’entreprise ayant réalisé la destruction d’archives.
S’il s’agit d’une destruction de matériel mandatée par un huissier de justice ou saisi par les douanes, annexez d’autres documents tels que la liste des références, le bordereau de suivi des déchets et les numéros de série.
Bref, si vous envisagez de procéder à la destruction d’archives à Paris, adressez-vous à une entreprise spécialisée dan le domaine telle que ARCHET SERVICES. Après chaque intervention, elle s’occupe aussi du nettoyage des locaux et vous fournit un certificat de destruction d’archives.
L’établissement propose également le débarras des déchets aux professionnels et aux particuliers. Le prix de la prestation varie en fonction du niveau à débarrasser. La destruction de matériel informatique, d’emballages et le recyclage figurent aussi parmi les prestations de l’entreprise.
